Jak już zostało wspomniane w poprzednim artykule, wybierając dostawcę usług hostingowych pod system CRM, należy zwrócić szczególną uwagę na zapisy umowy dotyczące warunków przechowywania danych oraz ich archiwizacji. W dobie błyskawicznego komunikowania się, to informacja jest najcenniejszym co mamy. Profesjonalne przedsiębiorstwo, bez względu na to czy jest to firma z sektora MSP, czy wielki międzynarodowy koncern, nie może sobie pozwolić na to, by w przypadku gromadzenia i przetwarzania przez nią codziennie ogromnych mas danych, była ona uzależniona wyłącznie od jednego serwera, na którym oprogramowanie CRM jest przechowywane.
Na jakie zapisy zwrócić uwagę czytając umowę
Każdy sprzęt, nawet ten najlepszej jakości, potrafi odmówić posłuszeństwa – serwery nie są tutaj wyjątkiem. Dlatego też, tak ważne jest, aby zawczasu zabezpieczyć swoje potencjalne dane, o które system CRM będzie później w trakcie pracy uzupełniany. Przed podpisaniem umowy z firmą świadczącą usługi hostingowe warto sprawdzić dokładnie:
- jak często wykonywane są kopie bezpieczeństwa (backup danych),
- czy kopie wykonywane są na co najmniej dwa niezależne od siebie serwery,
- do ilu dni wstecz przechowywane są nasze dane,
- czy możliwe jest wykonanie kopii danych z konkretnego okresu i przechowywania ich w osobnym katalogu (oraz czy jest to wliczone w abonament, czy może jest to usługa za dodatkową opłatą),
- ile miejsca na serwerze wynajmujemy w ramach abonamentu.
Nadpisywanie a archiwizacja
Warto pamiętać, że standardowo regularnie tworzone kopie bezpieczeństwa polegają wyłącznie na nadpisywaniu przechowywanych już danych. Oznacza to, że jeżeli chcemy być w posiadaniu danych, o które system CRM był uzupełniony przez pracowników wyłącznie wg stanu np. z 1 stycznia ubiegłego roku, musimy pamiętać, aby dogadać się pod tym względem ze świadczącą nam swoje usługi firmą hostingową.
